TINJAUAN MENYELURUH TERHADAP PROSES BISNIS

Data dan Informasi

Informasi tidak hanya sekedar produk sampingan, namun sebagai bahan yang menjadi faktor utama yang menentukan kesuksesan atau kegagalan, oleh karena itu informasi harus dikelola dengan baik. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna, lebih berarti dan bermanfaat bagi penggunanya.

Data menggambarkan kenyataan suatu kejadian dan kesatuan yang nyata. Data dapat diartikan pula sebagai representasi dunia nyata yang mewakili suatu objek tertentu seperti manusia, hewan, peristiwa, konsep, keadaan dan lain-lain, yang direkam kedalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.

Sebelum menjadi informasi, data yang berkualitas, kemudian diolah melalui suatu model untuk menghasilkan informasi. Model yang digunakan untuk mengolah data tersebut disebut model pengolahan data atau dikenal dengan siklus pengolahan data (siklus informasi).

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, ribuan bahkan jutaan laporan, makalah, artikel majalah, buku yang dihasilkan ilmuwan tersedia di Perpustakaan, Pusat Informasi dan Dokumentasi (Pusdokinfo) bahkan di Internet dapat digunakan untuk memberikan layanan informasi kepada pengguna. Terjadinya banjir informasi, menyebabkan pengguna kesulitan untuk memilih dan mendapatkan informasi yang sesuai dengan kebutuhannya. Oleh karena itu, pengguna menuntut layanan informasi yang berkualitas.

Informasi

Kualitas informasi tergantung pada empat hal yaitu akurat, tepat waktu, relevan dan ekonomis, yaitu:

a. Akurat

Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan bagi pengguna yang menerima dan memanfaatkan informasi tersebut. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Dalam prakteknya, mungkin dalam penyampaian suatu informasi banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak isi dari informasi tersebut. Informasi dikatakan akurat jika mengandung komponen:

§ Completeness, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kelengkapan yang baik, karena bila informasi tidak lengkap akan mempengaruhi dalam pengambilan keputusan.

§ Correctness, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki kebenaran.

§ Security, berarti informasi yang dihasilkan atau dibutuhkan harus memiliki keamanan.

b. Tepat waktu

Informasi yang diterima harus tepat pada waktunya, informasi yang usang (terlambat) tidak mempunyai nilai yang baik bagi pengguna tertentu, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan akan berakibat fatal. Saat ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkannya, mengolah dan mengirimkannya.

c. Relevan

Informasi harus mempunyai relevansi atau manfaat bagi si pengguna. Relevansi informasi untuk satu pengguna tertentu dengan yang lainnya berbeda.

d. Ekonomis

Informasi yang dihasilkan mempunyai manfaat yang lebih besar dibandingkan dengan biaya mendapatkannya. Sebagian besar informasi tidak dapat tepat ditaksir keuntungannya dengan satuan nilai uang tetapi dapat ditaksir nilai efektivitasnya.

Perilaku Informasi

Perilaku informasi (information behavior) merupakan keseluruhan perilaku manusia yang berkaitan dengan sumber dan saluran informasi. Perilaku penemuan informasi (information seeking behavior) merupakan upaya untuk menemukan informasi dengan tujuan tertentu sebagai akibat dari adanya kebutuhan untuk memenuhi tujuan tertentu. Perilaku pencarian informasi (information searching behavior) merupakan perilaku di tingkat mikro, berupa perilaku mencari yang ditunjukkan seseorang ketika berinteraksi dengan sistem informasi. Perilaku pengguna informasi (information user behavior) terdiri dari tindakan-tindakan fisik maupun mental yang dilakukan seseorang ketika menggabungkan informasi yang ditemukannya dengan pengetahuan yang sudah dimiliki sebelumnya.

PENGGUNA INFORMASI

Pengguna informasi adalah pihak yang menerima atau menggunakan informasi. Pengguna informasi dapat menentukan kualitas seperti apa, menyampaikan apa dan bagaimana kebutuhan informasi mereka. Penyedia informasi harus bekerja dengan pengguna untuk menentukan kebutuhan mereka, dan bekerjasama dengan sumber informasi lain. Pengguna merupakan prioritas utama, kelangsungan hidup sistem informasi. Kebutuhan informasi bagi pengguna perlu diidentifilasi dalam rangka memuaskan pengguna. Mutu dan kualitas mutu untuk menjamin kepuasan pengguna. Kepuasan pengguna akan berimplikasi kepada perbaikan terus menerus sehingga kualitas harus diperbaharui setiap saat agar pengguna tetap puas.

1. Kebutuhan Informasi

Pengguna membutuhkan informasi yang akurat, relevan, ekonomis cepat, tepat, serta mudah mendapatkannya. Pada saat ini pengguna dihadapkan kepada beberapa permasalahan, seperti banjir informasi, informasi yang disajikan tidak sesuai, kandungan informasi yang diberikan kurang tepat, jenis informasi kurang relevan, bahkan ada juga informasi yang tersedia namun tidak dapat dipercaya. Permasalahan tersebut menjadi sebuah tantangan bagi penyedia informasi.

Informasi menjadi kebutuhan pokok bagi pengguna tertentu, sehingga jika kebutuhan informasinya tidak terpenuhi akan menjadi masalah bagi pengguna. Informasi dibutuhkan pengguna bertujuan untuk menambah pengetahuan, dan meningkatkan keterampilan yang pada akhirnya dapat merubah sikap dan perilakunya.

Kebutuhan informasi bagi setiap pengguna berbeda-beda antara pengguna yang satu dengan lainnya. Kebutuhan informasi bagi pengguna dapat diketahui dengan cara melakukan identifikasi kebutuhan pengguna

2. Kepuasan Pengguna

Kepuasan merupakan respons pengguna terhadap evaluasi ketidak- sesuaian yang dirasakan antara harapan sebelumnya dengan informasi yang dirasakan setelah pemakaiannya. Kepuasan pengguna sebagai tanggapan emosional pada evaluasi terhadap pengalaman pengguna dari imformasi yang dipakainya. Kepuasan pengguna merupakan evaluasi pengguna dimana alternatif yang dipilih sekurang-kurangnya sama atau melampaui harapannya.

Ketidakpuasan pengguna akan timbul jika hasil (out come) tidak memenuhi harapannya. Kepuasan tidak selamanya diukur dengan uang, tetapi lebih didasarkan kepada pemenuhan perasaan tentang apa yang dibutuhkan seseorang. Kepuasan dapat dipandang sebagai suatu perbandingan apa yang dibutuhkan dengan apa yag diperolehnya.

Berhubungan dengan kepuasan pengguna, identifikasi dan pengukuran kebutuhan informasi dalam rangka memenuhi kepuasan pengguna menjadi hal yang penting dan esensial bagi setiap sumber informasi. Hasil identifikasi, dapat memberikan umpan balik dan masukan bagi keperluan pengembangan informasi dan implementasi strategi peningkatan kepuasan pengguna.

Kepuasan pengguna dapat dipenuhi apabila pihak penyedia informasi mampu menerapkan suatu pola kerja dengan orientasi kepada standar kualitas informasi. Kualitas merupakan standar yang paling dituntut oleh pengguna, makin tinggi standar kualitas yang diberikan pihak penyedia informasi akan semakin tinggi pula tingkat kepuasan pengguna.

Kepuasan pengguna dapat di ukur dengan berbagai macam metode dan tekhnik. Menurut Kotler (1994) metode yang dapat digunakan untuk melakukan pengukuran kepuasan pengguna, diantaranya:

1. Menangkap Keluhan dan Saran

Sumber informasi memberi kesempatan seluas luasnya kepada pengguna untuk menyampaikan sasran dan keluhan. Misalnya dengan menyediakan kotak saran, kartu komentar, customer hot lines, dan sebagainya. Informasi yang diberikan dapat dijadikan bahan sumber informasi dan memungkinkannya untuk bereaksi secara tanggap dan cepat untuk mengatasi masalah-masalah disampaikan.

2. Survei Kepuasan pengguna

Penelitian atau survei tentang kepuasan pengguna perlu dilakukan untuk mengetahui bagaimana reaksi atau tanggapan langsung para pengguna terhadap produk/jasa yang disediakan. Penelitian mengenai kepuasan pengguna umumnya dilakukan dengan penelitian survei, baik melalui pos, telepon, maupun wawancara langsung. Metode yang digunakan untuk penelitian kepuasan pengguna tersebut dapat menggunakan beberapa cara seperti:

§ Pengukuran secara langsung dengan pertanyaan-pertanyaan yang didalamnya telah disediakan pilihan jawaban, misalnya denan menggunakan skala Likert seperti sangat memuaskan, cukup memuaskan, kurang memuaskan dan tidak memuaskan.

§ Memberi kesempatan pengguna untuk mengajukan pertanyaan mengenai seberapa besar mereka mengharapkan suatu atribut tentertu dan seberapa besar yang mereka rasakan (derived satisfaction).

§ Pengguna dimminta untuk menuliskan masalah-masalah yang mereka temui termasuk menuliskan saran-saran kepada sumber informasi untuk perbaikan yang mereka anggap penting.

§ Memberi kesempatan kepada responden untuk meranking berbagai komponen dari informasi berdasarkan derajat penting setiap komponen dan seberapa baik kinerja sumber informasi masing-masing komponen (importance/performance ratings)

sumber :www.google.co.id

2. PEMROSESAN TRANSAKSI

Salah satu tujuan sistem informasi adalah mendukung operasi harian perusahaan. Tujuan ini dicapai melalui : (1) pemrosesan transaksi-transaksi yang disebabkan baik oleh sumber-sumber ekstern maupun intern, dan (2) menyiapkan keluaran-keluaran seperti dokumen-dokumen operasional dan laporan-laporan keuangan. Kerangka Pemrosesan Transaksi
A. Jaringan Kerja Keseluruhan Perusahaan
Pemrosesan transaksi terjadi selaras dengan operasi perusahaan. Perangkat gabungan sistem-sistem pemrosesan transaksi serupa dengan jaringan kerja yang kompleks dari operasi-operasi fisik, proses kertas kerja dan arus data/informasi yang saling bergantung.
B. Sistem Informasi Fungsional
Sistem operasional dan organisasi perusahaan pada umumnya dibagi berdasarkan fungsi. Untuk memungkinkan pengendalian yang efektif dan efisien atas operasi dan koordinasi kegiatan-kegiatan manajerial. Sistem informasinya haruslah dibagi menurut fungsi-fungsi yang sama. Macam-macam subsistem informasi fungsional pada tiap-tiap industri berbeda-beda. Bahkan antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya dalam industri yang sama juga berbeda. Setiap subsistem informasi fungsional berkaitan erat dengan penyediaan pengendalian yang ketat terhadap satu atau beberapa sistem pemrosesan transaksi. Hal yang sama pentingnya adalah hubungan yang ada pada setiap subsistem informasi fungsional diantara tingkat operasional dan tingkat manajerial. Subsistem informasi fungsional membantu arus informasi transaksi kepada manajer-manajer fungsional.
Komponen-Komponen Pemrosesan Transaksi
Pemrosesan transaksi terjadi dalam suatu proses. Proses ini yang dikenal sebagai siklus akunting. Siklus akunting membutuhkan beragam komponen pembangun. Komponen-komponen ini meliputi dokumen sumber, jurnal dan register, lejer dan arsip (file) laporan dan keluaran-keluaran lain, bagan rekening dan kode-kode lain, rangkaian audit, metode dan alat-alat pemrosesan, serta pengendalian.
A. Dokumen Sumber
Kebanyakan transaksi dicatat pada dokumen sumber, selain menyediakan catatan-catatan tertulis dokumen sumber berfungsi :
a. Memicu meng-otorisasi operasi fisik
Sebagai contoh surat pesanan penjualan meng-otorisasi pengiriman barang dan gangguan kepada pelanggan.
b. Memantau arus fisik
Misalnya surat pesanan penjualan digunakan untuk memperlihatkan pergerakan barang pesanan dari gudang ke tempat pengiriman.
c. Mencerminkan akuntabilitas atas tindakan yang diambil
Misalnya tagihan dari pemasok diparaf untuk memperlihatkan bahwa tagihan ini sudah diperiksa kebenarannya.
d. Menjaga kemutakhiran dan kelengkapan basis data
Sebagai contoh kopi faktur penjualan digunakan untuk memutakhirkan saldo dalam catatan sediaan. Catatan pelanggan dan kemudian diarsipkan untuk kepentingan riwayat penjualan.
e. Menyediakan data yang dibutuhkan untuk keluaran
Misalnya data dalam surat pesanan penjualan digunakan untuk menyiapkan faktur penjualan dan ikhtiar penjualan.

1. Mengumpulkan dan memproses data mengenai kegiatan bisnis organisasi secara efisien dan efektif.
2. Menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.
3. Membentuk pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa data kegiatan bisnis di catat dan diproses secara akurat dan untuk melindungi data dan aset organisasi lainnya.

(a). Kegiatan Bisnis Dan Kebutuhan Informasi

1. Siklus Pendapatan mencakup kegiatan penjualan dan penerimaan dalam bentuk uang tunai.
2. Siklus Pengeluaran mencakup kegiatan pembelian dan pembayaran dalam bentuk uang tunai.
3. Siklus Penggajian Sumber Daya Manusiamencakup kegiatan emngontrak dan menggaji pegawai.
4. Siklus Produksi mencakup kegiatan mengubah bahan mentah dan buruh menjadi produk jadi.
5. Siklus Keuangan mencakup kegiatan untuk mendapatkan dana dari investor dan kreditor dan membayar mereka kembali

(b). Pemrosesan Transaksi : Dokumen Dan Prosedur


Siklus pemrosesan data terdiri dari 4 langkah :

1. Data input
2. Data storage
3. Data processing
4. Information Output

Data Processing (3)

• Batch processing : proses pembaruan secara perodik atas data yang disimpan tentang sumber daya dan pelaku yang terlibat.
• On-line, real-time processing : proses pembaruan yang dilakukan secara langsung setelah terjadinya transaksi.
• An entity : sesuatu yang disimpan informasinya. Setiap entitas memiliki atribut atau karakteristik khusus yang harus disimpan.

Penyimpanan Data

Setelah data transaksi diperoleh dari dokumen sumber, langkah berikutnya adalah mencatatnya di jurnal :

• Journal entry : dibuat untuk setiap transaksi yang menunjukkan rekening dan jumlah yang harus di debet atau di kredit.
• Jurnal umum akan mencatat transaksi infrequent dan non routine.
• Jurnal tertentu menyederhanakan proses pencatatan transaksi dalam jumlah besar dan berulang

Ada 4 jenis transaksi secara umum :

1. Penjualan Kredit,
2. Penerimaan Kas,
3. Pembelian pada account, dan
4. pengeluaran kas