_ndha_

_ndha_

Minggu, 03 Oktober 2010

SISTEM INFORMASI MANAJEMENKONSEP DASAR SISTEM INFORMASI 1. Konsep dasar Sistem Pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-beda

KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI

1. Konsep dasar Sistem

Pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-beda, tetapi

meskipun istilah sistem yang digunakan bervariasi, semua sistem pada

bidang-bidang tersebut mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistem

harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi antara

elemen dengan lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem harus

mempunyai tujuan yang akan dicapai.

Berdasarkan persyaratan ini, sistem dapat didefinisikan sebagai seperangkat

elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama.

Kumpulan elemen terdiri dari manusia, mesin, prosedur, dokumen, data atau

elemen lain yang terorganisir dari elemen-elemen tersebut. Elemen sistem

disamping berhubungan satu sama lain, juga berhubungan dengan

lingkungannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Terdapat beberapa definisi sistem yaitu :

Gordon B. Davis ( 1984 ) :

“ Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang

beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud “.

Raymond Mcleod (2001) :

“ Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga

membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu “.

Karakteristik Sistem

1Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :

¾ Komponen-komponen

Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :

Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan

sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak

dan manusia.

Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila

perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat

I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem

komputer.

¾ Batas sistem

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem

dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu

sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

¾ Lingkungan luar sistem

Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat

menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.

lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan

dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar

yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan

mengganggu kelangsungan hidup dari sistem .

¾ Penghubung

2Penghubung merupakan media perantara antar subsistem. Melalui

penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu

subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem akan menjadi

input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan

penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang

lainnya membentuk satu kesatuan.

¾ Masukkan

Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat

berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi

yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input

adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

¾ Keluaran

Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi

keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan

masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.

¾ Pengolah

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri

sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi

keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan

baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

¾ Sasaran atau tujuan

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak

mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran

dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan

keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila

mengenai sasaran atau tujuannya.

32. Konsep Dasar Informasi

Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, informasi merupakan sesuatu yang

memiliki arti yang sangat penting didalam mendukung proses pengambilan

keputusan oleh pihak manajemen. Secara umum informasi dapat didefinisikan

sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yang

menerimanya.

Menurut Raymond Mcleod, :

“ Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi

si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau

mendatang ”

Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data

dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang

menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk

pengambilan keputusan.

Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang

menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian

adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-

kejadian yang sering terjadi adalah transaksi perubahan dari suatu nilai yang

disebut transaksi. Kesatuan nyata adalah berupa suatu obyek nyata seperti

tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak

sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk

menghasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf,

angka, bentuk suara, sinyak, gambar, dsb.

4Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian

menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan

tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan

membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sabagai input,

diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus.

Siklus informasi ini dapat digambarkan sebagai berikut ;

Gambar 1.1. Siklus Informasi

Adapun fungsi-fungsi informasi adalah sebagai berikut :

1. Untuk meningkatkan pengetahuan bagi si pemakai

2. Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan

pemakai

3. Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal.

Dasar

Data

Output

(Information)

Proses

(Model)

Input

(Data)

Data

(Ditangap)

Penerima

Keputusan

tindakan

Hasil

Tindakan

5

Informasi yang berkualitas harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan.

- Akurat

Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau

menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan

maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke

penerima informasi kemungkinan terjadi gangguan yang dapat merubah atau

merusak informasi tersebut.

- Tepat waktu

Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi

yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi

merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan

keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. Saat ini

mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi itu didapat

sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan,

mengolah dan mengirimkannya.

- Relevan

Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi

informasi untuk tiap-tiap orang berbeda-beda.

3. Konsep Dasar Sistem Informasi

Pada saat ini dunia industri dan bisnis memerlukan informasi yang tepat, cepat

dan relevan. Untuk mendapatkan informasi yang diinginkan tentunya harus

menggunakan sistem informasi. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat

dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua

tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini

menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan

6informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan

sistem lainnya

Menurut Mc leod :

“Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk

mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai

media untuk menampilkan informasi “

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu

organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi,

media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan

jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal

kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan

eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk

pengambilan keputusan.

Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai

persyaratan umum sebagai berikut :

harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat

harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan /

pengambilan keputusan

• harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya

jangan diberikan

harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Suatu keputusan

tidak selalu menuntut adanya tindakan.

Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat seperti :

Pemrosesan informasi yang efektif. Hal ini berhubungan dengan pengujian

terhadap data yang masuk, pemakaian perangkat keras dan perangkat lunak

yang sesuai

7• Manajemen informasi yang efektif. Dengan kata lain, operasi manajemen,

keamanan dan keutuhan data yang ada harus diperhatikan

Keluwesan. Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani suatu

macam operasi

Kepuasan pemakai. Hal yang paling penting adalah pemakai mengetahui dan

puas terhadap sistem informasi.

Komponen Sistem Informasi

Sistem informasi mempunyai enam buah komponen atau disebut juga dengan

blok bangunan (building block), yaitu :

(1) Komponen input atau komponen masukan

(2) Komponen model

(3) Komponen output atau komponen keluaran

(4) Komponen teknologi

(5) Komponen basis data

(6) Komponen kontrol atau komponen pengendalian.

Keenam komponen ini harus ada bersama-sama dan membentuk satu kesatuan.

Jika satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem informasi tidak

akan dapat melakukan fungsinya, yaitu pengolahan data dan tidak dapat

mencapai tujuannya, yaitu menghasilkan informasi yang relevan, tepat waktu

dan akurat. Komponen-komponen dari sistem informasi ini dapat digambarkan

sebagai berikut ini :

1. Blok Masukan (Input Block)

Input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi.

2. Blok Model (Model Block)

Kombinasi prosedur, logika, dan model matemetik yang akan memanipulasi

data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah

ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diingiinkan

3. Blok Keluaran (Output Block)

8Keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang

berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem

4. Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi merupakan kotak alat (tool box) dalam sistem informasi.

Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan

dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan

membantu pengendalian dari sistem secara menyeluruh

5. Blok Basis Data (Database Block)

Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya,

tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak

untuk memanipulasinya.

6. Blok Kendali (Control block)

Beberapa pengendalian yang dirancang secara khusus untuk menanggulangi

gangguan-gangguan terhadap sistem

4. Sistem Informasi dalam Tingkatan Organisasi

Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dilakukan melalui sistem

informasi manajemen (SIM) untuk mendukung informasi-informasi yang

dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.

SIM dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi

yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan

informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan

perencanaan dan pengendalian.

SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada

komputer. SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi, antara lain

sistem informasi akuntansi, sistem informasi pemasaran, sistem informasi

personalia, dsb.

9Sistem-sistem informasi dimasudkan untuk memberikan informasi kepada semua

tingkatan manajemen yaitu ; manajemen tingkat atas, manajemen tingkat

menengah dan manajemen tingkat bawah. Pada manajemen tingkat atas (top

level management), kegiatan manajemen yang dilakukan adalah perencanaan

strategi. Pada manajemen tingkat menengah (middle level management),

kegiatan manajemen yang dilakukan adalah pengendalian. Sedangkan pada

manajemen tingkat bawah (low level management) atau disebut juga operating

management, kegiatan yang dilakukan adalah pengendalian operasi.

Sistem informasi pada tiap organisasi berisikan informasi yang berhubungan

dengan tiga tipe dasar operasi, yaitu proses transaksi, kontrol dan perencanaan

strategis. ketiga tipe dasar operasi ini dapat dikelompokan ke dalam dua bagian

seperti gambar 1.2, yaitu:

kegiatan pada tingkat manajemen dan

kegiatan pada tingkat pengoperasian

Keputusan dari manajemen

(informasi + aturan) Kegiatan tingkat manajemen

Informasi

Keputusan dari personel

operasi (informasi + aturan)

Kegiatan pada tingkat

pengoperasian

Gambar 1. 2 Kegiatan tingkat manajemen dan tingkat pengoperasian

Saat ini kegiatan pada tingkat manajemen digambarkan dalam bentuk segitiga

yang terletak di atas gambar empat persegi panjang, gambar pada kegiatan

10tingkat pengoperasian hampir dapat dikatakan sebagai suatu hal yang

tradisional.

Manajemen tingkat tinggi

Manajemen tingkat menengah

(manajemen pengawas)

manajemen pengawas

(pengawas kegiatan)

kegiatan karyawan

Level Kegiatan manajemen

Level Kegiatan operasi Proses transaksi

Pengawasan

Perencanaan

Strategi

Gambar 1.3. Kegiatan informasi yang berhubungan dengan organisasi

Pada tingkat manajemen, pelaksana atau manajemen tertinggi dalam

organisasi akan menentukan tujuan organisasi, sumber-sumber yang dipakai

untuk mencapai tujuan tersebut, kebijaksanaan-kebijaksanaan untuk mengatur

dalam memperoleh, menggunakan dan menyusun sumber-sumber yang

digunakan. Kegiatan-kegiatan ini memerlukan waktu yang lama, yaitu satu

sampai sepuluh tahun bahkan lebih.

Pada gambar 1.3, fungsi kontrol mempunyai komponen manajemen dan

komponen operasional. Dalam pengawasan manajemen, manajer tingkat

menengah mengawasi apakah sumber-sumber yang digunakan dapat diperoleh

dan digunakan secara efektif adan efisien untuk mencapai tujuan organisasi

yang telah ditentukan. Kegiatan ini akan memerlukan waktu bulanan bahkan

tahunan.

Pada pengawasan operasional, pengawas manajemen mengawasi

apakah pelaksanaan tugas-tugas tertentu berjalan secara efektif dan efisien.

Kegiatan ini memerlukan waktu harian ataupun mingguan.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar