KONSEP DASAR SISTEM INFORMASI
1. Konsep dasar Sistem
Pengertian dan definisi sistem pada berbagai bidang berbeda-beda, tetapi
meskipun istilah sistem yang digunakan bervariasi, semua sistem pada
bidang-bidang tersebut mempunyai beberapa persyaratan umum, yaitu sistem
harus mempunyai elemen, lingkungan, interaksi antar elemen, interaksi antara
elemen dengan lingkungannya, dan yang terpenting adalah sistem harus
mempunyai tujuan yang akan dicapai.
Berdasarkan persyaratan ini, sistem dapat didefinisikan sebagai seperangkat
elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama.
Kumpulan elemen terdiri dari manusia, mesin, prosedur, dokumen, data atau
elemen lain yang terorganisir dari elemen-elemen tersebut. Elemen sistem
disamping berhubungan satu sama lain, juga berhubungan dengan
lingkungannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Terdapat beberapa definisi sistem yaitu :
•
•
Gordon B. Davis ( 1984 ) :
“ Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang
beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud “.
Raymond Mcleod (2001) :
“ Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga
membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu “.
Karakteristik Sistem
1Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yaitu :
¾ Komponen-komponen
Komponen sistem atau elemen sistem dapat berupa :
• Elemen-elemen yang lebih kecil yang disebut sub sistem, misalkan
sistem komputer terdiri dari sub sistem perangkat keras, perangkat lunak
dan manusia.
• Elemen-elemen yang lebih besar yang disebut supra sistem. Misalkan bila
perangkat keras adalah sistem yang memiliki sub sistem CPU, perangkat
I/O dan memori, maka supra sistem perangkat keras adalah sistem
komputer.
¾ Batas sistem
Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu
sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.
¾ Lingkungan luar sistem
Lingkungan dari sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat
menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.
lingkungan luar yang mengutungkan merupakan energi dari sistem dan
dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar
yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak akan
mengganggu kelangsungan hidup dari sistem .
¾ Penghubung
2Penghubung merupakan media perantara antar subsistem. Melalui
penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu
subsistem ke subsistem lainnya. Output dari satu subsistem akan menjadi
input untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan
penghubung satu subsistem dapat berinteraksi dengan subsistem yang
lainnya membentuk satu kesatuan.
¾ Masukkan
Masukan adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat
berupa maintenance input dan sinyal input. Maintenance input adalah energi
yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Sinyal input
adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
¾ Keluaran
Keluaran adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi
keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan
masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
¾ Pengolah
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri
sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi
keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan
baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.
¾ Sasaran atau tujuan
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak
mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran
dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan
keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila
mengenai sasaran atau tujuannya.
32. Konsep Dasar Informasi
Di dalam suatu organisasi atau perusahaan, informasi merupakan sesuatu yang
memiliki arti yang sangat penting didalam mendukung proses pengambilan
keputusan oleh pihak manajemen. Secara umum informasi dapat didefinisikan
sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi yang
menerimanya.
Menurut Raymond Mcleod, :
“ Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi
si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau
mendatang ”
Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data
dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk
pengambilan keputusan.
Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang
menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian
adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-
kejadian yang sering terjadi adalah transaksi perubahan dari suatu nilai yang
disebut transaksi. Kesatuan nyata adalah berupa suatu obyek nyata seperti
tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita banyak
sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu metode untuk
menghasilkan informasi. Data dapat berbentuk simbol-simbol semacam huruf,
angka, bentuk suara, sinyak, gambar, dsb.
4Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian
menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan
tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan
membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sabagai input,
diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus.
Siklus informasi ini dapat digambarkan sebagai berikut ;
Gambar 1.1. Siklus Informasi
Adapun fungsi-fungsi informasi adalah sebagai berikut :
1. Untuk meningkatkan pengetahuan bagi si pemakai
2. Untuk mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan
pemakai
3. Menggambarkan keadaan yang sebenarnya dari sesuatu hal.
Dasar
Data
Output
(Information)
Proses
(Model)
Input
(Data)
Data
(Ditangap)
Penerima
Keputusan
tindakan
Hasil
Tindakan
5
Informasi yang berkualitas harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan.
- Akurat
Berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau
menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan
maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke
penerima informasi kemungkinan terjadi gangguan yang dapat merubah atau
merusak informasi tersebut.
- Tepat waktu
Berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi
yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi. Karena informasi
merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. Bila pengambilan
keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal bagi organisasi. Saat ini
mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi itu didapat
sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan,
mengolah dan mengirimkannya.
- Relevan
Berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi
informasi untuk tiap-tiap orang berbeda-beda.
3. Konsep Dasar Sistem Informasi
Pada saat ini dunia industri dan bisnis memerlukan informasi yang tepat, cepat
dan relevan. Untuk mendapatkan informasi yang diinginkan tentunya harus
menggunakan sistem informasi. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat
dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua
tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini
menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan
6informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan
sistem lainnya
Menurut Mc leod :
“Sistem Informasi merupakan sistem yang mempunyai kemampuan untuk
mengumpulkan informasi dari semua sumber dan menggunakan berbagai
media untuk menampilkan informasi “
Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu
organisasi yang merupakan kombinasi dari orang-orang, fasilitas, teknologi,
media prosedur-prosedur dan pengendalian yang ditujukan untuk mendapatkan
jalur komunikasi penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal
kepada manajemen dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan
eksternal yang penting dan menyediakan suatu dasar informasi untuk
pengambilan keputusan.
Informasi dalam suatu lingkungan sistem informasi harus mempunyai
persyaratan umum sebagai berikut :
• harus diketahui oleh penerima sebagai referensi yang tepat
• harus sesuai dengan kebutuhan yang ada dalam proses pembuatan /
pengambilan keputusan
• harus mempunyai nilai surprise, yaitu hal yang sudah diketahui hendaknya
jangan diberikan
• harus dapat menuntun pemakai untuk membuat keputusan. Suatu keputusan
tidak selalu menuntut adanya tindakan.
Sistem informasi harus mempunyai beberapa sifat seperti :
• Pemrosesan informasi yang efektif. Hal ini berhubungan dengan pengujian
terhadap data yang masuk, pemakaian perangkat keras dan perangkat lunak
yang sesuai
7• Manajemen informasi yang efektif. Dengan kata lain, operasi manajemen,
keamanan dan keutuhan data yang ada harus diperhatikan
• Keluwesan. Sistem informasi hendaknya cukup luwes untuk menangani suatu
macam operasi
• Kepuasan pemakai. Hal yang paling penting adalah pemakai mengetahui dan
puas terhadap sistem informasi.
Komponen Sistem Informasi
Sistem informasi mempunyai enam buah komponen atau disebut juga dengan
blok bangunan (building block), yaitu :
(1) Komponen input atau komponen masukan
(2) Komponen model
(3) Komponen output atau komponen keluaran
(4) Komponen teknologi
(5) Komponen basis data
(6) Komponen kontrol atau komponen pengendalian.
Keenam komponen ini harus ada bersama-sama dan membentuk satu kesatuan.
Jika satu atau lebih komponen tersebut tidak ada, maka sistem informasi tidak
akan dapat melakukan fungsinya, yaitu pengolahan data dan tidak dapat
mencapai tujuannya, yaitu menghasilkan informasi yang relevan, tepat waktu
dan akurat. Komponen-komponen dari sistem informasi ini dapat digambarkan
sebagai berikut ini :
1. Blok Masukan (Input Block)
Input merupakan data yang masuk ke dalam sistem informasi.
2. Blok Model (Model Block)
Kombinasi prosedur, logika, dan model matemetik yang akan memanipulasi
data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah
ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diingiinkan
3. Blok Keluaran (Output Block)
8Keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang
berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem
4. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi merupakan kotak alat (tool box) dalam sistem informasi.
Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan
dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan
membantu pengendalian dari sistem secara menyeluruh
5. Blok Basis Data (Database Block)
Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya,
tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak
untuk memanipulasinya.
6. Blok Kendali (Control block)
Beberapa pengendalian yang dirancang secara khusus untuk menanggulangi
gangguan-gangguan terhadap sistem
4. Sistem Informasi dalam Tingkatan Organisasi
Penerapan sistem informasi di dalam suatu organisasi dilakukan melalui sistem
informasi manajemen (SIM) untuk mendukung informasi-informasi yang
dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen.
SIM dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari interaksi sistem-sistem informasi
yang bertanggung jawab mengumpulkan dan mengolah data untuk menyediakan
informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan
perencanaan dan pengendalian.
SIM selalu berhubungan dengan pengolahan informasi yang didasarkan pada
komputer. SIM merupakan kumpulan dari sistem-sistem informasi, antara lain
sistem informasi akuntansi, sistem informasi pemasaran, sistem informasi
personalia, dsb.
9Sistem-sistem informasi dimasudkan untuk memberikan informasi kepada semua
tingkatan manajemen yaitu ; manajemen tingkat atas, manajemen tingkat
menengah dan manajemen tingkat bawah. Pada manajemen tingkat atas (top
level management), kegiatan manajemen yang dilakukan adalah perencanaan
strategi. Pada manajemen tingkat menengah (middle level management),
kegiatan manajemen yang dilakukan adalah pengendalian. Sedangkan pada
manajemen tingkat bawah (low level management) atau disebut juga operating
management, kegiatan yang dilakukan adalah pengendalian operasi.
Sistem informasi pada tiap organisasi berisikan informasi yang berhubungan
dengan tiga tipe dasar operasi, yaitu proses transaksi, kontrol dan perencanaan
strategis. ketiga tipe dasar operasi ini dapat dikelompokan ke dalam dua bagian
seperti gambar 1.2, yaitu:
• kegiatan pada tingkat manajemen dan
• kegiatan pada tingkat pengoperasian
Keputusan dari manajemen
(informasi + aturan) Kegiatan tingkat manajemen
Informasi
Keputusan dari personel
operasi (informasi + aturan)
Kegiatan pada tingkat
pengoperasian
Gambar 1. 2 Kegiatan tingkat manajemen dan tingkat pengoperasian
Saat ini kegiatan pada tingkat manajemen digambarkan dalam bentuk segitiga
yang terletak di atas gambar empat persegi panjang, gambar pada kegiatan
10tingkat pengoperasian hampir dapat dikatakan sebagai suatu hal yang
tradisional.
Manajemen tingkat tinggi
Manajemen tingkat menengah
(manajemen pengawas)
manajemen pengawas
(pengawas kegiatan)
kegiatan karyawan
Level Kegiatan manajemen
Level Kegiatan operasi Proses transaksi
Pengawasan
Perencanaan
Strategi
Gambar 1.3. Kegiatan informasi yang berhubungan dengan organisasi
Pada tingkat manajemen, pelaksana atau manajemen tertinggi dalam
organisasi akan menentukan tujuan organisasi, sumber-sumber yang dipakai
untuk mencapai tujuan tersebut, kebijaksanaan-kebijaksanaan untuk mengatur
dalam memperoleh, menggunakan dan menyusun sumber-sumber yang
digunakan. Kegiatan-kegiatan ini memerlukan waktu yang lama, yaitu satu
sampai sepuluh tahun bahkan lebih.
Pada gambar 1.3, fungsi kontrol mempunyai komponen manajemen dan
komponen operasional. Dalam pengawasan manajemen, manajer tingkat
menengah mengawasi apakah sumber-sumber yang digunakan dapat diperoleh
dan digunakan secara efektif adan efisien untuk mencapai tujuan organisasi
yang telah ditentukan. Kegiatan ini akan memerlukan waktu bulanan bahkan
tahunan.
Pada pengawasan operasional, pengawas manajemen mengawasi
apakah pelaksanaan tugas-tugas tertentu berjalan secara efektif dan efisien.
Kegiatan ini memerlukan waktu harian ataupun mingguan.
